Документация

При первом открытии система запускает мастер настройки. Он проходится один раз и доступен без входа — ровно до тех пор, пока не создан первый администратор.

Шаги мастера

• •Лицензия — ключ выдаётся после оплаты в личном кабинете account.vektor-ai.ru. В демо-режиме шаг можно пропустить.
• •Администратор — email и пароль первой учётной записи. Это владелец установки с полными правами.
• •Пользователи — как сотрудники будут входить: по паролю, через Vektor-AI SSO или через ваш OIDC-провайдер.
• •Модель ИИ — только для on-premise: подключение языковой модели, без неё не работают чат-ассистент и автоматизации.
• •Данные — готовый шаблон структуры или сборка через диалог с ассистентом.

После создания администратора мастер закрывается навсегда. Первый, кто откроет адрес свежей установки, станет её владельцем, поэтому проходить мастер стоит сразу после развёртывания.

Задачи живут в пространствах. Пространство — это рабочая область команды или направления со своей доской: набор колонок настраивается под процесс, а не берётся из общего списка статусов.

Стадия и статус — разное

• •Стадия — колонка доски. Их может быть сколько угодно, называются как удобно команде, у каждого пространства свои.
• •Статус — состояние задачи: Планируется, В работе, Приёмка, Закрыта. Он одинаков везде, по нему считаются отборы и отчёты.
• •Одно другое не меняет: перенос карточки не закрывает задачу, а смена статуса не двигает её по доске.
• •Нужна связь — включите её сами в Настройках → Автоматизации: «перенесена в колонку Готова» → «Изменить статус задачи».

Кто что делает с задачей

Статус не выбирается из списка — он меняется действиями, и у каждого своё право. Ответственный делает работу: таймер и «Завершить». Постановщик (или его руководитель) распоряжается задачей: «В план», «Принять», «Удалить». В шапке карточки на виду только текущий шаг, остальное — под кнопкой «три точки» справа от названия.

Приёмка

• •Если задачу ставил один человек, а делает другой, «Завершить» не закрывает её, а переводит в «Приёмку».
• •Постановщику приходит уведомление; он либо принимает работу — задача закрывается, — либо возвращает её кнопкой «В план».
• •Исполнитель узнаёт о приёмке уведомлением.
• •Когда человек ставит задачу сам себе, приёмки нет: «Завершить» сразу закрывает её.
• •Правило действует и для ИИ-ассистента: попросить его «просто закрой задачу» в обход приёмки не получится.

Представления

• •Список — плоская таблица с сортировкой.
• •Канбан — доска пространства; колонки перетаскиваются, задачи переносятся мышью.
• •Календарь — задачи по срокам, срок меняется перетаскиванием.

Настройка доски

• •Фильтр набирается по шагам: поле → условие → значение. Условия предлагаются по типу поля — у даты это «до», «начиная с» и «в период» с календарём, у списков и людей — выбор нескольких значений сразу.
• •Карточка — набор полей выбирается кнопкой «Карточка» и запоминается отдельно для каждой области.
• •Свимлейны — группировка по родительской задаче, чтобы видеть вложенность прямо на доске.

Учёт времени

У задачи есть плановая оценка и фактические трудозатраты. Таймер запускается из карточки, работает в шапке и останавливается сам по рабочему расписанию, чтобы не «намотать» ночь.

Проект собирает задачи в иерархию с произвольной вложенностью. На карточке проекта — метрики выполнения, состав команды и загрузка людей.

Диаграмма Ганта

• •Полосы задач двигаются и растягиваются мышью — меняются даты начала и окончания.
• •Родительская задача показывается скобкой: её срок считается по детям и вручную не двигается.
• •Связи между задачами: сдвиг срока предшественника сдвигает зависимую задачу.

Scrum

Модуль включается в настройках задач. Спринты бывают проектные и глобальные. Доска проекта фильтруется по выбранному спринту — отдельной «доски спринта» нет намеренно, это была бы её копия.

Центр компетенций — команда, собранная из оргструктуры: одно или несколько подразделений, при желании с вложенными. Состав подтягивается автоматически из назначений сотрудников, отдельных людей можно добавить или исключить вручную.

У центра нет собственной доски: он показывает канбан связанного пространства, отфильтрованный по своим задачам. Это один и тот же процесс, а не две разные доски.

Если центр показывает ноль сотрудников — значит, людям не назначены роли в подразделениях. Состав берётся из назначений оргструктуры, а не из общего списка пользователей.

Типы записей настраиваются без программиста: свои поля, иконка, воронка со стадиями. Лид, Сделка, Контакт и Компания — такие же типы, их можно менять наравне с собственными.

Что есть у записи

• •Поля — текст, число, дата, деньги, список, ссылка на пользователя или другую запись.
• •Связи — настраиваемые отношения между типами, в том числе с задачами и записями менеджера паролей.
• •Дела — звонки, встречи, письма, сообщения и задачи. У звонка сохраняются итог и аудиозапись, у встречи — итог, у письма — тема, текст и получатели.
• •Лента — история изменений и переписки по записи.

Дерево подразделений с назначением сотрудников и ролей. Встроенные роли: руководитель, заместитель, сотрудник. Роль определяет не только подпись, но и объём видимых данных.

Области видимости

• •Вся организация — видно всё.
• •Своё подразделение — только его сотрудники и данные.
• •Своё подразделение с вложенными — плюс всё, что ниже по дереву.
• •Выбранные подразделения — точечный список.

Сотрудник считается участником подразделения только после назначения роли. Пока назначений нет, центры компетенций и права по оргструктуре работать не будут.

Доступ описывается двумя независимыми вещами. Право отвечает на вопрос «можно ли вообще» — открыть раздел, изменить запись, настроить систему. Область видимости отвечает на вопрос «какие именно записи» — и настраивается отдельно для каждого типа записей и каждого действия.

Области видимости

• •Все — все записи компании.
• •Только свои — где человек владелец, ответственный или автор.
• •Своё подразделение — записи коллег по своим подразделениям.
• •Своё подразделение и ниже — вместе со всеми дочерними.
• •Выбранные подразделения — перечисленные, при желании с дочерними.
• •Подчинённые — сотрудники ниже по линии подчинения, включая косвенных.
• •Свой центр компетенций — коллеги по своим центрам компетенций.
• •Доступные мне пространства — задачи в пространствах, которые человеку открыты (см. «Доступ к пространству»).
• •По оргроли — область берётся из оргроли сотрудника в оргструктуре.
• •Только выданные — ничего, кроме записей, доступ к которым выдали отдельно.
• •Нет доступа — ни одной записи.

Как это настраивается

Настройки → Роли: выбираете роль и в матрице отмечаете разделы, а ниже — область видимости для каждого типа записей. Строка «Все типы» задаёт умолчание роли, настройка конкретного типа его перекрывает. Умолчание установки применяется к ролям, для которых правил ещё не завели.

Владелец записи

Области «только свои» и «своё подразделение» считаются от владельца записи. Какое поле им является, задаётся в конструкторе типа (Настройки → Сущности → Владелец записи). Если у типа поля владельца нет, его записи увидят только роли с областью «Все» — поэтому в матрице показано, сколько записей осталось без владельца.

Доступ к отдельной записи

Кнопка «Доступ» в карточке записи или задачи выдаёт доступ поверх области роли: конкретному человеку, подразделению, руководителю подразделения, оргроли или центру компетенций. Состав пересчитывается на лету — сменился руководитель отдела, сменился и доступ, переписывать выданное не нужно.

Доступ к пространству

Пространство бывает открытым или закрытым. Открытое видно всем сотрудникам; закрытое — только тем, кому выдан доступ той же кнопкой «Доступ»: человеку, подразделению, руководителю подразделения, оргроли или центру компетенций. Свою задачу человек видит и в закрытом пространстве — закрыв доску, у исполнителя не отбирают его же поручение. Переключатель и список доступов — в разделе «Пространства».

Роли

Ролей у сотрудника может быть несколько — права складываются. Снятие роли снимает её права. Роль, дающую управление правами, нельзя снять с самого себя: иначе можно запереть себя снаружи настроек.

Кто ещё действует правами человека

ИИ-ассистент работает с правами того, кто с ним говорит. Автоматизация — с правами своего автора (поле «Выполняется от имени»); если автор ушёл из компании, правило приостанавливается с записью в журнале. API-токен выпускается от имени сотрудника и работает его правами и областью видимости; роль на токене может дополнительно сузить права интеграции.

Отдельный модуль для паролей, ключей и других секретов. Значения шифруются: у каждой записи свой ключ шифрования, который сам зашифрован мастер-ключом установки.

Второй фактор

У хранилища собственный пароль, отдельный от входа в систему. Без него список виден, а значения — нет. Сессия хранилища истекает по бездействию, поэтому оставленный без присмотра компьютер не отдаст пароли.

Доступы

• •Уровни: чтение, запись, управление. Владелец записи всегда имеет управление.
• •Выдать доступ можно конкретному человеку, подразделению целиком, руководителю подразделения или роли — состав пересчитывается сам при кадровых изменениях.
• •Каждый показ значения пишется в журнал доступа: кто, когда и с какого адреса.

Запрос доступа

Если вы перешли к записи из связанной карточки и доступа нет, система предложит запросить его. Владельцу придёт уведомление с названием записи и вашим комментарием. Значение при этом не раскрывается.

ИИ-ассистент видит только названия и метаданные записей. Показать значение он не может ни при каких формулировках — это ограничение самого инструмента, а не подсказки.

Ассистент работает в чате рядом с рабочей областью и умеет не только отвечать, но и выполнять действия: заводить записи и задачи, менять поля, строить отчёты и графики по любым сущностям.

Подтверждения

Изменяющие действия показываются как предложение с кнопками подтверждения. Ассистент не меняет данные молча, а права проверяются так же, как для обычного пользователя: через агента нельзя сделать то, чего нельзя руками.

Автоматизации

Правила «если — то» по событиям записей: смена стадии, создание, изменение поля. В действиях доступны уведомления, вебхуки и запрос к ассистенту.

Комментарии и файлы

• •Комментарий пишется с разметкой: списки, выделение, код, ссылки.
• •Картинку можно вставить из буфера (снимок экрана), перетащить в поле или выбрать кнопкой — она загрузится на сервер, уменьшится и сожмётся.
• •Файлы прикрепляются кнопкой «Файл» и хранятся вместе с комментарием: удалите комментарий или саму запись — вложения удалятся тоже.
• •Что и какого размера можно прикладывать, задаётся в Настройках → Файлы и вложения: у картинок один предел, у видео другой.

Исходящие вебхуки

• •Подписка указывает, куда слать и что именно: типы записей, действия (создание, изменение, удаление, смена стадии) и условия на значения полей.
• •Запрос подписывается заголовком X-CRM-Signature (HMAC-SHA256) — секрет виден в карточке подписки.
• •Недоставленное повторяется по расписанию 1 мин → 5 мин → 30 мин → 2 ч → 12 ч, затем уходит в dead-letter с возможностью повторить вручную.
• •Кнопка тестовой отправки показывает код ответа и тело — не нужно ждать реального события.

Входящие вебхуки

Внешняя система создаёт записи по адресу с токеном. Поддерживается как «родной» формат, так и произвольный payload через сопоставление полей.

Календари

Двусторонняя синхронизация: задачи со сроком попадают в календарь, изменения возвращаются обратно.

Способы входа

• •По паролю — учётные записи создаются в разделе «Пользователи».
• •Vektor-AI SSO — переход в account.vektor-ai.ru и обратно, единый вход для всех продуктов экосистемы.
• •Внешний SSO — ваш OIDC-провайдер, например Keycloak или AD FS.

Способы включаются независимо и работают одновременно. Не выключайте вход по паролю, пока не убедились, что единый вход действительно работает: иначе попасть в систему будет нечем.

Права

Роли определяют доступ к разделам, оргструктура — объём видимых данных, а менеджер паролей ведёт собственные доступы к каждой записи.